10 نکته برای مدیریت زمان موثر

مدیریت صحیح زمان می تواند استرس و فشارهای روحی ما را به خصوص در زندگی کاری بسیار کاهش دهد. البته برعکس آن نیز ممکن است. به عبارت دیگر ، عدم توانایی مدیریت صحیح زمان نیز می تواند منبع مهم استرس باشد. به خصوص در این روزها که ارتباط و دسترسی به اطلاعات به طرز باورنکردنی در حال تغییر است. اکنون لازم است خود را با شرایط سریع تغییر دهیم. و این فقط مربوط به کارمندان نیست. مدیریت زمان را می توان با استفاده از منبعی که در اختیار دارید ، یعنی زمان ، به بهترین روش ممکن خلاصه کرد. در این حالت ، برای یک مدیریت زمان موثر ، می توان خلاصه کرد: (1) جلوگیری از صرف وقت غیر ضروری ، (2) انجام کاری که منجر به نتیجه درست خواهد شد ، (3) انجام آن در کمترین زمان ممکن این تعریف همچنین تعریف کلمه کارایی است ، اما من از مفهوم مدیریت زمان استفاده خواهم کرد زیرا مکاتبات بیشتری در زبان ما پیدا می کند. بنابراین آنچه را که در بالا ذکر کردم چگونه انجام دهیم؟ به خصوص در چنین جهانی شدید و به سرعت در حال تغییر؟ پاسخ این سوال ممکن است آنقدر طولانی باشد که بتواند به راحتی کتابی را پر کند ، اما من می خواهم با 10 نکته ای که مهمترین آنها را می بینم شروع کنم.

اهداف خود را تعیین کنید: اهداف کوتاه مدت (هفتگی ، ماهانه) ، میان مدت (سالانه 3-4 ماه) و بلند مدت (اهداف 2-3 ساله و طولانی تر ، ایده آل ها و غیره) را تعیین کنید. از کوتاه ترین به بلندترین مرتب سازی کنید و آن را صرفاً روی کاغذ یا رسانه های الکترونیکی ذخیره کنید. خیلی دقیق ننویسید به یاد داشته باشید ، شما فقط اهداف خود را یادداشت می کنید ، نه همه کارهایی را که باید انجام دهید. حداکثر 20-25 گل تعداد خوبی است ، خیلی زیاد می تواند به این معنی باشد که شما بیش از حد زیاد توضیح می دهید. این نوشته ها را در مکانی با دسترسی آسان نگه دارید ، زیرا حداقل یک بار در ماه ، آنها را بررسی کرده و خواهید دید که آیا برای رسیدن به این اهداف تلاش می کنید یا خیر.

اولویت های خود را با توجه به این اهدافی که تعیین می کنید تعیین کنید: اهدافی که در بالا تعیین کردید لازم نیست که مربوط به شغل باشد. همچنین ممکن است اهداف مربوط به خانواده خود را تعیین کرده باشید. به این اهداف به عنوان قطب نمای خود فکر کنید. اکنون وقتی کار جدیدی را شروع می کنید ، وقتی به فکر خرج پول و غیره هستید. مقادیری که شما را راهنمایی می کنند ، اهدافی هستند که تعیین می کنید.

لیست ها را تهیه و استفاده کنید: مغز شما طوری طراحی نشده است که همه چیز را به خاطر بسپارد. اگر وظیفه یادآوری همه چیز را به او بسپارید ، وقت و انرژی او را برای مقابله با مشکلاتی که باید حل کند هدر خواهید داد. بنابراین هر آنچه به ذهنتان خطور می کند را یادداشت کنید. این یک ایده ، شغلی است که باید انجام دهید و غیره شاید. برای شروع ، با نوشتن اهدافی که در بالا ایجاد کرده اید شروع کنید. لیست ها در مدیریت زندگی شما بسیار مفید خواهند بود. همچنین به شما این امکان را می دهد که در مورد محل صرف وقت خود تصمیمات سالم تری بگیرید. می توانید از مداد یا برنامه انجام کارهای الکترونیکی استفاده کنید. مهم نیست که از چه چیزی استفاده می کنید ، هر کدام برای شما آسان می شود. اگر این کار را با تلفن هوشمند ، با خانواده و غیره انجام دهم. اگر از من می خواهید لیست ها و کارهایم را به اشتراک بگذارم ، من Wunderlist را به عنوان ابزاری با کاربرد آسان به زبان ترکی توصیه می کنم.

زندانی ایمیل نشوید: در طول روز ایمیل های زیادی به ما می رسد. بیشتر ما نیازی نیست که دقیقه به دقیقه ایمیل ها را پیگیری کنیم. با این حال ، ما اغلب خود را روی ماوس یا تلفن می بینیم و هر زمان می خواهیم ببینیم نامه جدیدی دریافت شده است یا نه. ایمیل ها فقط کار نمی کنند. همچنین می توانیم نامه هایی دریافت کنیم که باعث حواس پرتی ما شده و گاهی اوقات باعث می شود ساعتها بی مورد به گشت و گذار در اینترنت بپردازیم. با این حال ، اگر حداقل مقداری از این زمان را صرف اهدافی کنیم که در بالا تعیین کردیم ...

برای خواندن پست الکترونیکی و مشاهده نامه های خود در این زمان ها ، زمان های مشخصی تنظیم کنید.

هشدارهای ایمیل را در تلفن خود خاموش کنید ، این فقط باعث حواس پرتی می شود. اگر از آیفون استفاده می کنید ، می توانید آن را طوری تنظیم کنید که فقط از افرادی که به عنوان مهم تشخیص می دهید (مثلاً رئیس) هشدارهای فوری دریافت کند.

بعد از خواندن ایمیل های آنها یا اقدامات لازم آنها را در صندوق ورودی رها نکنید. با گزینه Archive آن را به پوشه بایگانی ارسال کنید. کار در منطقه ای با صدها ایمیل باعث حواس پرتی شما می شود. فقط ایمیل هایی را که روی آنها کار می کنید در صندوق ورودی خود داشته باشید. بنابراین می توانید به راحتی کارهایی را که روی آن کار می کنید تشخیص دهید.

از تقویم استفاده کنید: حتماً یک تقویم داشته باشید ، چه روی کاغذ و چه به صورت الکترونیکی. برای کارهای مهم وقت گیر - مانند تهیه گزارش پایان سال ، کمک به کودک در کار امتحان - در تقویم خود زمانی اختصاص دهید. هر کاری را که انجام می دهید در تقویم ننویسید. از لیست ها برای کارهایی که می کنید استفاده کنید. فقط در تقویم زمانی را برای کارهایی اختصاص دهید که زمان زیادی از شما می گیرد و شما باید بی مزاحم کار کنید. تقویم خود را هر روز یا روز قبل بررسی کنید و روز خود را برنامه ریزی کنید. هنگام برنامه ریزی سعی کنید کارهایی را که شما را به اهدافی که در بالا تعیین کرده اید برسانید.

استفاده از اینترنت ، به ویژه رسانه های اجتماعی را محدود کنید: اگر شغل شما مربوط به شبکه های اجتماعی نیست ، چند ساعت در روز را در فیس بوک می گذرانید ،تصمیم بگیرید که چه چیزی را می خواهید در witter و غیره خرج کنید و زمان های مشخصی را برای ورود به شبکه های اجتماعی تعیین کنید. در صورت تمایل می توانید از برنامه های ساخته شده برای این کار نیز استفاده کنید.

نه گفتن را بیاموزید:همیشه نمی توانید هر آنچه از شما خواسته می شود انجام دهید. قبل از اینکه به چیزی که از شما خواسته شده بله بگویید ، تقویم و لیست خود را بررسی کنید. این شغل چقدر اجتناب ناپذیر است؟ و این شغل چقدر در خدمت اهداف شما است؟ پس از پاسخ دادن به این سوالات تصمیم خود را برای بله یا نه گفتن بگیرید.

بگذارید اولین چیز صبح شما "آن قورباغه را بخورد": "خوردن قورباغه" اصطلاح است. به عبارت دقیق تر ، این اصطلاح پس از کتاب برایان تریسی 2 به همین نام شد. در اینجا قورباغه به معنای "کارهای مهم اما ناخوشایند است که شما نمی خواهید انجام دهید". منطق ما این است: اگر اول صبح "ناپسندترین" کار را انجام دهید ، سخت ترین کار روز را انجام داده اید و قبل از ظهر آرام خواهید گرفت. بنابراین ، اولین قورباغه تند و زننده را اول صبح بگذارید و متوجه خواهید شد که بقیه روز روز راحت تر و پربارتر است.

از دستاوردهای خود لذت ببرید: ما شکست های خود را تشخیص می دهیم ، حتی اگر بسیار کوچک باشند ، و اغلب تمایل داریم که خود را به خاطر آنها سرزنش کنیم. اما ما برای موفقیت های کوچک همین کار را نمی کنیم. آنها باید اندازه قابل توجهی داشته باشند تا دستاوردهای ما را دریابند. با این حال ، وقتی موفقیت ها را مشاهده می کنیم ، هر دو با انگیزه بیشتری کار می کنیم و فرصتی برای تکرار آنها داریم. بنابراین ، ما مدیریت زمان و کارایی موثرتری را ارائه می دهیم. حتی اگر برای شما پوچ بنظر برسد ، وقتی کاری را به دست آوردید که قبلا نتوانسته اید به آن برسید ، آن را درک کنید و به خودتان تبریک بگویید.

در زندگی خود روال داشته باشید. قبل از شروع کار ، صبح بیدار شدن یا قبل از ترک کار ، روالهای مشخصی را تعیین کنید. این روال ها لازم نیست که بسیار پیچیده باشند ، اما این روال ها شما را آماده کار می کنند و "خاموش کردن" بعد از کار و تغییر حالت خصوصی زندگی را برای شما آسان می کنند. به عنوان مثال ، من می خواهم برنامه صبحانه خودم را به اشتراک بگذارم. این روالی است که من می نویسم ، روالی است که بعد از آمدن به دفتر اعمال می کنم. البته اعمال این روال همیشه امکان پذیر نیست. بعضی اوقات مواردی وجود دارد که باید به محض ورود به محل کار از آنها مراقبت کنید. با این حال ، من فهمیدم که تلاش برای به کار بردن آن تا حد ممکن به نفع من بود.

قهوه صبحانه خود را بنوشید.

نگاهی سریع به اخبار بیندازید.

نگاهی سریع به نامه های الکترونیکی بیندازید. اگر ایمیل مهمی وجود دارد ، آن را در برنامه کارهای خود ذخیره کنید تا پاسخ دهید. (در این مرحله ، من به نامه هایی که مهم نیستند علاقه ای ندارم. اگر از Gmail استفاده می کنید ، ویژگی Gmail برای ارائه ایمیل با جدا کردن آنها به برگه ها در اینجا کار می کند. من فقط نامه های موجود در برگه اصلی را نگاه می کنم. به نظر نمی رسم در برگه هایی مانند خرید ، انجمن ، رسانه های اجتماعی.)

تقویم را مرور کنید.

کارهای انجام شده را مرور کنید و تقریباً تصمیم بگیرید که امروز می خواهید چه کاری انجام دهید.

مدیریت زمان و کارایی در کشور ما یک زمینه دست کم گرفته شده است. با این حال ، می تواند به شما کمک کند کارهای زیادی را در مدت زمان کوتاهی انجام دهید ، و همچنین می تواند استرس روزانه شما را به طور منظمی کاهش دهد ، زیرا کارهایی را که می خواهید انجام دهید سازمان می دهد.